Jedním z hlavních předpokladů úspěšné gastro provozovny je správná a zároveň efektivní evidence skladových zásob. Díky ní se nejen zamezí zbytečnému plýtvání potravinami, ale ještě k tomu předejde případným ztrátám nebo krádežím zboží. V souvislosti s tím může být velmi užitečný automatický import dodavatelských dokladů, tedy dodacích listů a faktur, do pokladního systému. Kromě toho, že vám ušetří čas a peníze, ještě přispěje k větší efektivnosti a ziskovosti podniku.
Podnikejte efektivně – krok č. 1
Než se dostaneme k výše zmiňovanému importu dokladů, je důležité porozumět určitým souvislostem. V první řadě musíme zmínit pokladní systém, který je úplným základem moderní gastro provozovny.
Používejte pokladní systém k usnadnění práce
Pod slovním spojením pokladní systém rozumíme softwarovou aplikaci, která slouží k usnadnění a zefektivnění prodejního procesu v rámci gastronomických provozoven. Laicky řečeno, můžete díky němu efektivně zadávat a zpracovávat objednávky, sledovat skladové zásoby, spravovat stoly nebo dělat další úkony související s provozem restaurace nebo jiného gastro zařízení. V tomto případě se ale zastavíme konkrétně při sledování skladových zásob.
Podnikejte efektivně – krok č. 2
Když dáte v rámci vašeho podniku „zelenou“ pokladnímu systému, uděláte velmi důležitý krok k efektivnímu podnikání. Naskytne se vám totiž téměř bezedná studna funkcí, které můžete používat – jako například evidování skladových zásob.
Vsaďte na evidenci skladových zásob
Uvažujete, co tak prospěšného může evidence skladových zásob přinést vašemu podniku? Věřte nebo ne, výhod je hned několik:
- Kontrola zásob – evidence skladových zásob vám umožní sledovat, co se nachází na skladě. Díky tomu lze snadno kontrolovat, kolik zboží ještě zbývá a kdy je potřeba objednat další.
- Snížení rizika ztrát zboží – nesprávná evidence skladu může vyústit až do ztrát nebo krádeží zboží. S pokladním systémem, který umožňuje sledování skladu, vám nic podobného nehrozí – přesně uvidíte, kdo a kdy zboží vystavil, resp. kdy byly konkrétní položky prodány a kolik zásob ještě zbývá.
- Efektivnější plánování nákupů – zásluhou pokladního systému s možností evidence skladu dokážete sledovat prodeje jednotlivých produktů a vypočítat jejich průměrnou spotřebu za určité období. A to je základní předpoklad pro lepší plánování nákupů zboží a minimalizování zbytečných zásob.
- Zvýšení ziskovosti – jelikož efektivní správa skladových zásob přispívá k lepšímu plánování a řízení nákladů, v konečném důsledku může vést i ke zvýšení ziskovosti gastronomického provozu.
Zdroj: iKelp
Podnikejte efektivně – krok č. 3
A plynule se dostáváme k tomu, co jsme načrtli v samém úvodu tohoto článku – k importu dodavatelských dokladů do pokladního systému. Překvapí vás, jaké benefity dokáže přinést vašemu podniku.
Využívejte import dokladů k šetření času i peněz
Co si vlastně představit pod pojmem import dokladů? V zásadě jde o snadné a rychlé zpracování informací o přijatém zboží. Jednoduše řečeno, pokud dodavatel vydává dodací listy v elektronické formě, tyto doklady dokážete přímo importovat do pokladního systému. Tím se zrychlí celý proces evidence skladových zásob.
Příklad: Pokud přijmete novou dodávku zboží, pokladní systém může automaticky načíst dodavatelský doklad a aktualizovat stav zásob. Získáte tím hned několik výhod.
- Rychlost a efektivita – importování dodavatelských dokladů do pokladního systému vám umožní rychlé a efektivní zpracování informací o přijatém zboží.
- Snížení rizika chyb – pokud jsou informace o přijatém zboží zadávány manuálně, může dojít k chybám a nesrovnalostem. V konečném důsledku to dokáže negativně ovlivnit řízení skladových zásob.
- Snížení administrativního zatížení – importování dodavatelských dokladů do pokladního systému snižuje administrativní zatížení pro zaměstnance. Váš personál se tak bude moci více věnovat kvalitnímu servisu zákazníků.
- Zlepšení správy zásob – import dokladů přispívá také ke zlepšování celkové správy skladových zásob. Minimalizují se zbytečné zásoby zboží, což zároveň pozitivně ovlivňuje ziskovost provozu.
Ukázka z výpisu příjmů v iKelp POS Mobile
Import dokladů i ve vašem podniku
Vidíte to? Používáním automatického importu dodavatelských dokladů dokáže zefektivnit chod gastro provozovny a zároveň jí přinést úsporu času i peněz. A s pokladním systémem iKelp POS Mobile ho můžete využívat i ve vašem podniku. Jediné, co potřebujete, je dohodnout se s vašimi dodavateli na zasílání elektronických dodacích listů. O vše ostatní se již postará váš pokladní systém – načte soubor, vytvoří nové záznamy o zboží a bude evidovat každou změnu stavu.