Náklady na otvorenie kaviarne
AKO ZOSTAVIŤ ROZPOČET, KTORÝ VÁS UŠETRÍ NEMILÝCH PREKVAPENÍ

Koľko stojí otvorenie kaviarne? Túto otázku si položí pravdepodobne každý, kto sa rozhodne pre vlastnú prevádzku. Pripravili sme pre vás prehľad, s akými nákladmi na zariadenie kaviarne rátať, aj s reálnymi príkladmi z praxe.

KDE ZÍSKAŤ FINANČNÉ PROSTRIEDKY

Skôr ako sa pustíte do prípravy samotného rozpočtu, položte si základnú otázku: Kde získať finančné prostriedky? Mnohých hneď na začiatku odradí nedostatok financií, pretože si myslia, že na otvorenie kaviarne je potrebný veľký vstupný kapitál, ktorý jednoducho nemajú. Je to však pravda? Inšpirujte sa niekoľkými príkladmi, kde môžete získať potrebné finančné prostriedky:

• Úspory. Vlastné alebo rodinné úspory môžu byť dôležitým zdrojom počiatočného kapitálu.
• Výnosy z iného vlastného podnikania. Možno máte ďalšiu prevádzku, ktorá dokáže financovať otvorenie kaviarne a pokryť jej mesačné náklady predtým, než začne sama vykazovať zisk.
• Nájdenie vhodného investora. Stačí napísať inzerát na portál, ktorý uverejňuje dopyt po službách a ich ponuku. Požiadajte o pôžičku a ponúknite potenciálnemu investorovi primeraný výnos.
• Spoločník/spoločníci. Pohľadajte vhodného spoločníka, ktorý disponuje finančnými prostriedkami a vďaka skúsenostiam môže byť dôležitý hneď na začiatku.
• Štátne dotácie. Preverte si aktuálne možnosti štátnych dotácií pre začínajúcich podnikateľov. Môžete tak nájsť doplnkový kapitál (napríklad nenávratné dotácie).
• Podnikateľský úver/pôžička. Táto cesta je o niečo drahšia, no stojí za pokus v prípade, že máte skvelý podnikateľský plán.
• Kombinácia viacerých zdrojov financovania. S najväčšou pravdepodobnosťou budete skladať počiatočný kapitál z viacerých zdrojov. Časť bude pochádzať napríklad z vlastných úspor, časť od spoločníka/investora a zvyšok z úveru.

PRIESTORY na PREVÁDZKU

Jedným z prvých nákladov, s ktorými budete musieť počítať, sú náklady na prevádzkové priestory. Ich výpočet závisí najmä od spôsobu ich získania. Aj tu existuje niekoľko možností:

• Vlastný priestor, t. j. priestor, ktorý už vlastníte.
• Budúci vlastný priestor, ktorý plánujete kúpiť (špecifickým zdrojom môže byť situácia, že vám priestor niekto prenechá).
• Priestor, ktorý si zoberiete do prenájmu.

Rozdeľme si jednotlivé náklady na jednorazové a opakované. Medzi jednorazové náklady patria napríklad:

• náklady spojené s kúpou nehnuteľnosti (k samotnej kúpnej cene si pripočítajte aj náklady na správne poplatky, ktoré vás čakajú pri administratívnych úkonoch na príslušných úradoch);
• poplatok za prenechanie už existujúcich priestorov;
• rekonštrukcia priestorov (drobné stavebné úpravy, vymaľovanie atď.) – do tejto kategórie zahrňte náklady na všetko, čo nie je hnuteľné;
• záloha na nájom v prípade, že si priestory budete prenajímať.

Typické opakované náklady, s ktorými by ste mali počítať každý mesiac:

• Mesačný nájom (ak máte priestory na prevádzku prenajaté)
• Energie (elektrická energia, plyn a voda)
• Tvorba rezervného fondu na prípadné opravy
• Internetové pripojenie
• Hygienické potreby na toaletách

NÁBYTOK A VYBAVENIE DO KAVIARNE

Existuje mnoho špecializovaných obchodov, v ktorých nájdete inšpiráciu. Odporúčame vám začať prieskumom na internete, ktorý zvládnete z pohodlia obývačky. Príklad položiek, ktoré budete na prevádzku potrebovať, zhŕňame na obrázku:

BAROVÝ PULT A ZARIADENIA

V súčasnosti skoro všetky overené značky poskytujú kompletný servis. Zabezpečia marketingové materiály a takmer všetko vybavenie súvisiace s barovým pultom. Dôležité je rozhodnúť sa, či tieto zariadenia kúpite jednorazovo alebo si ich budete prenajímať. Niektorí dodávatelia poskytujú pri pravidelnom odbere kávy prenájom zariadení zadarmo. V tomto prípade je dôležité osloviť niekoľko takýchto dodávateľov a vyžiadať si cenové ponuky.

POKLADNIČNÝ SYSTÉM A SOFTVÉR

Viete, akú chybu nikdy neurobí úspešný podnikateľ v oblasti gastronómie? Nepodcení výber pokladničného systému a softvéru pre svoju prevádzku, čiže si je vedomý, že nejde len o vyriešenie eKasy, ale aj o nástroj, ktorý zvýši efektivitu práce, zníži náklady a pomôže aj s prilákaním nových hostí. Šikovní a úspešní podnikatelia si totiž veľmi dobre uvedomujú, že základom úspechu je:

• prilákanie čo najväčšieho počtu zákazníkov, pretože zvyšujú tržby (tento bod vám zabezpečí marketing),
• efektívna obsluha, ktorá vám znižuje náklady (toto si zase vyžaduje kvalitný softvér v súlade s kvalitnými pracovnými postupmi).

Pokladničný systém a softvér pre svoju kaviareň si nevyberajte len podľa ceny, ale aj podľa toho, či vám pomôže efektívne obsluhovať hostí. Problematiku si vysvetlíme pomocou jednoduchého príkladu:

Máte na výber aplikáciu A, ktorá stojí 100 eur ročne, a aplikáciu B, za ktorú zaplatíte 400 eur ročne. Aplikácia A zastrešuje iba otvorené účty a vytlačenie účtenky. Aplikácia B vám umožní účtovať priamo pri stole pomocou Mobilného čašníka, čím minimalizujete omyly. Týmto spôsobom minimalizujete straty a ušetríte 50 eur mesačne, čo vám môže ušetriť až 600 eur ročne.

Aplikácia B vám ponúkne aj možnosť dobíjania kreditu a platenia cez mobil, čo zabezpečí, že sa k vám budú zákazníci opakovane vracať. Aplikácia B poskytne vašej kaviarni aj Inteligentné stoly, vďaka ktorým hostia okamžite vidia aktuálnu ponuku v mobile.

V nákladoch však vôbec nemusíte počítať so sumou 400 eur ročne. Aplikácia iKelp POS Mobile vám poskytne všetky vyššie spomínané body už od 5 eur mesačne.

Pri pokladničnom systéme je potrebné počítať aj s kúpou samotných zariadení – dotykového počítača/tabletu a online registračnej pokladnice (eKasa). Na trhu je dostupná široká ponuka týchto produktov a pri kúpe tabletu alebo lacného all-in-one počítača môžete výrazne ušetriť. Vhodným riešením môže byť aj prenájom systému (hardvéru a softvéru) od jedného dodávateľa.

SKLADOVÉ ZÁSOBY

Otvorenie kaviarne sa nezaobíde bez skladových zásob. Prvotné naskladnenie pre vás predstavuje náklady, na ktoré sa musíte pripraviť v rámci počiatočných investícií. Ako postupovať pri určení správnych množstiev tovarov a surovín na sklade?

• Vezmite do úvahy svoju ponuku, teda nápojový lístok a jedálny lístok (v prípade, že budete v kaviarni podávať aj jedlá alebo dezerty).
• V rámci podnikateľského plánu si vypracujte odhadovanú dennú alebo týždennú návštevnosť (jednotlivé dni v týždni môžu mať rôzny charakter – cez týždeň bude prevládať dopyt po káve, v piatok a sobotu večer zase po alkohole).
• Určte si interval dopĺňania skladových zásob. Vaši dodávatelia vám určite radi a ochotne poradia.
• Z vyššie uvedených údajov vypočítajte potrebné zásoby pre jednotlivé kategórie. Ak napríklad počítate s 50 návštevami denne, ktoré si objednajú nealkoholický nápoj, a dodávateľ zabezpečuje rozvoz raz za týždeň, vaša prvotná zásoba by mala byť 50 × 7, tzn. 350 kusov nealkoholického nápoja.
• Pre jednotlivé kategórie nápojov, dezertov alebo jedál udržujte dostatočne pestrú ponuku. Je potrebné mať na sklade neperlivú aj perlivú minerálku, v prípade džúsov zase viacero príchutí a pod.
• Pri zákuskoch počítajte s ich obmedzenou dĺžkou trvanlivosti (zo začiatku sa môžete zamerať na zákusky, ktoré zostanú dlhšie svieže).
• Nezabudnite ani na špecifické suroviny, ako napríklad mlieko do kávy, cukor, med, citrón do nealkoholických nápojov a ingrediencie do miešaných drinkov.
• Dodávateľ kávy vám pomôže s vypočítaním normy minimálnej zásoby kávy (odhadnúť ju môžete tak, že na jednu šálku pripadá 7 g kávy).

Pozor! Hostia nemajú radi, keď si niečo vyberú z nápojového lístka a vy danú položku nemáte na sklade. Pri opakovaní tohto problému budú hľadať inú prevádzku. Preto je lepšie začať s užším sortimentom, ktorý máte vždy na sklade, aby ste predišli takejto situácii.

NÁKLADY NA PERSONÁL

Nezanedbateľnú položku vo vašich mesačných nákladoch budú tvoriť aj náklady na personál kaviarne. Najprv si treba určiť, aký počet čašníkov/barmanov budete potrebovať. Je dôležité zohľadniť najmä:

• veľkosť priestoru, počet stolov aj stoličiek a na základe toho určiť maximálny počet hostí, ktorých bude potrebné obsluhovať;
• otváracie hodiny a prípadný pracovný režim na zmeny (ranná, poobedná, nočná);
• pri väčších prevádzkach je vhodnejšie oddeliť funkciu barmanov od čašníkov. Je efektívnejšie, keď barmani pripravujú kávy a miešané drinky a ďalší čašníci sa starajú o roznášanie nápojov, zákuskov a osobný kontakt s hosťami (hosťom väčšinou prekáža, ak si niečo nemôžu objednať do piatich až desiatich minút, samotné čakanie na prípravu kávy alebo miešaných drinkov je pre nich znesiteľnejšie);
• keď už viete, aký počet zamestnancov budete mať, je potrebné určiť ich mzdy (do nákladov započítajte aj odvody).

Aby bol podnik naozaj kvalitný a jedinečný, potrebujete profesionálny personál. Do nákladov na personál započítajte aj náklady na školenia (napríklad baristický alebo barmanský kurz).

MARKETING – NÁKLADY NA ZÍSKAVANIE ZÁKAZNÍKOV

Predstavte si, že si niekto zriadi internetový obchod XYZ.sk a bude predávať napríklad parfumy alebo detské hračky. Prečo by mali zákazníci chodiť práve do jeho e-shopu, keď v televízii, rádiu a na internete vidia, počujú a sledujú reklamy konkurencie? Začínajúci internetový obchod zároveň nemá šancu vyhrávať ani v organickom vyhľadávaní na internete. Každú sekundu, ktorú nevenujete zákazníkom, by ste mali investovať do ich vyhľadávania a oslovovania prostredníctvom internetu a sociálnych sietí.

Marketingové náklady možno rozdeliť do dvoch základných kategórií:

• Vyhľadávanie a oslovovanie nových zákazníkov (všeobecná reklama na internete, v médiách atď.). V tomto prípade je vašou úlohou osloviť čo najviac potenciálnych zákazníkov a dať im vedieť o svojej existencii.
• Práca s existujúcimi zákazníkmi, ktorí sa už vo vašej kaviarni nachádzajú. Môžete ich upozorniť na výhodné akcie priamo v prevádzke, napríklad že pri kúpe štyroch káv dostanú piatu zadarmo. Podporujete tak vyšší dopyt po vašich produktoch, a teda aj vyššie tržby. Ďalším cieľom môže byť premena zákazníkov na pravidelných. Dosiahnuť sa to dá napríklad rôznymi vernostnými programami.

Ak máte málo času, reklamu na internete, spravovanie stránky na sociálnych sieťach a PR články vám dokáže zabezpečiť reklamná agentúra za určitý mesačný poplatok. Túto časť nákladov nepodceňujte. Zákazníci sa o vás jednoducho musia dozvedieť, aby k vám prišli od konkurencie.

Okrem toho treba rátať napríklad aj s prípadným reklamným pútačom na ulicu či s informačnou tabuľou do prevádzky, z ktorej sa zákazníci dozvedia o aktuálnych akciách, ako napríklad 2 + 1 zadarmo.

OSTATNÉ PREVÁDZKOVÉ NÁKLADY

Vo vašej kaviarni sa objavia aj ďalšie náklady, ktoré sme doteraz nespomínali. Niektoré z nich majú pravidelný charakter, iné vznikajú náhodne a v rozpočte je vhodné počítať s nimi skôr preventívne. Patria medzi ne napríklad:

• Vedenie účtovníctva a spracovanie miezd. Väčšine menších podnikateľov účtovníctvo zabezpečuje externá spoločnosť na báze mesačného poplatku.
• Upratovanie. Máte na výber hneď z niekoľkých možností – priestory môže upratovať existujúci personál, externá spoločnosť alebo kombinácia oboch (externé spoločnosti môžu napríklad zabezpečovať len náročnejšie práce, napríklad čistenie kobercov pri vchode).
• Servis zariadení. Musíte počítať s tým, že občas sa niečo pokazí a inokedy budete potrebovať dodatočné zaškolenie.
• Vzdelávanie. Odoberanie odborných časopisov, pravidelné navštevovanie seminárov, členské poplatky na gastronomických portáloch. Len čo sa prestanete vzdelávať, začnete zaostávať za ostatnými.
• Malé detaily, ktoré urobia veľký rozdiel. Napríklad aktuálne časopisy a noviny pre zákazníkov stoja niekoľko desiatok eur mesačne.

Nákladov je mnoho a je vhodné, ak ich beriete do úvahy skôr, než sa pustíte do realizácie podnikateľského plánu. Pripravte sa na to, že prvé mesiace vaša kaviareň nebude zisková. V nákladoch teda počítajte aj s financovaním prevádzky počas prvých troch až šiestich mesiacov.

AKO VYPOČÍTAŤ KONKRÉTNE ČÍSLA NÁKLADOV?

V tejto chvíli by ste mali mať jasnú predstavu o tom, čo všetko je potrebné na otvorenie kaviarne, a aj o mesačných nákladoch na jej prevádzku. Stále neviete, ako sa dopracovať k reálnym číslam? Začnite oslovením dodávateľov, ktorí vypracujú konkrétnu cenovú ponuku. Mnohí z nich poskytujú aj základný servis, poradenstvo, prípadne vám pomôžu so zoznamom vecí, ktoré budete ešte potrebovať. Značky káv, nápojov a zákuskov vás vybavia kompletnou technológiou, servisom, zásobovaním, marketingovými materiálmi a návodmi s odporúčanými postupmi.

Skvelou príležitosťou na získanie kontaktov na dodávateľov je aj výstava Danubius Gastro, ktorá sa koná raz ročne v bratislavskej Inchebe. Navštíviť môžete aj stánok našej spoločnosti, ktorá tam predstavuje novinky v aplikácii iKelp POS Mobile. Náš softvér pre reštaurácie a kaviarne preukazuje rokmi overenú kvalitu a radí sa medzi európsku špičku. Vďaka priaznivým cenám je vhodný aj pre podnikateľov začínajúcich v gastronómii.

Zaujímavým zdrojom informácií bude aj návšteva konkurenčných prevádzok. Objednajte si kávu, preštudujte si ich ponuku, zamyslite sa nad konceptom prevádzky, sledujte dianie v podniku a všetky myšlienky si hneď zapisujte. Získate tak informácie, ktoré vás nasmerujú ku konkrétnym značkám a produktom vhodným na zaradenie do ponuky. Nezabudnite si prehliadnuť aj zariadenie a vybavenie priestoru.

Existujú aj spoločnosti či poskytovatelia služieb, ktorí zastrešia tzv. prevádzkové minimum. Poradia vám pri zriaďovaní novej prevádzky, vypracovaní dokumentov potrebných na schválenie prevádzky – HACCP, prevádzkový poriadok, sanitačný poriadok. Zastúpia vás aj pri konaniach so štátnymi orgánmi a vykonajú školenia systému HACCP, resp. školenie zamerané na hygienické minimum, akreditované ministerstvom školstva (napríklad B4S, s. r. o.). Tieto spoločnosti pripravia cenovú ponuku, ktorú môžete použiť pri výpočte svojich nákladov.

Niektorí dodávatelia vám zase poskytnú zariadenia vo forme prenájmu, takže na začiatku nemusíte disponovať obrovskými finančnými prostriedkami. Pri vytváraní rozpočtu zohľadnite aj túto možnosť.

ZÁVER

Otvorenie kaviarne sa dá zvládnuť s nákladmi na úrovni pár tisíc eur, ale môže vyjsť aj na stovky tisíc eur. Všetko závisí od vášho investičného štýlu, predstáv a finančných možností. Na záver pridávame ešte dve „rozpočtové rady“:

• Ak sú náklady nad vaše finančné možnosti, nebojte sa škrtať a jednotlivé položky nahrádzať lacnejšími alternatívami. Kaviareň je možné vybaviť aj lacnejším nábytkom, ako napríklad z Ikey či nejakého bazára.
• Ak si otvárate prvú kaviareň, minimalizujte financovanie z cudzích zdrojov (pôžičky, úvery). Tie vám vytvárajú dodatočné mesačné náklady na ich obhospodarovanie – splácanie úrokov a istiny. Ak vaše výsledky výnosov v prvých mesiacoch nenaplnia vaše odhady, ľahko sa môžete dostať do straty a následnej platobnej neschopnosti.

Želáme vám veľa úspechov a spokojných návštevníkov.