Nastavenia - moduly, typy a druhy dokladov

V aplikácii sa stretnete s viacerými modulmi (Odbyt, Servis, Financie, Sklad) a každý z týchto modulov eviduje niekoľko typov dokladov. Zoznam modulov a ich typov dokladov vyzerá nasledovne:

Pre každý typ dokladu sa viaže konrétna funkcionalita, ktorú s dokladmi daného typu môžete robiť.

Aby ste mohli vytvárať doklady spomenutých typov (faktúry, dodacie listy, objednávky), musí byť vytvorený druh dokladu. Druh dokladu má definované generovanie čísiel, obdobie pre ktoré sa čísla generujú a ďalšie informácie. Pre každý z týchto typov platí, že po nainštalovaní aplikácie je pre každý z typov vytvorených niekoľko najčastejšie používaných druhov.

Často je však vhodné vytvoriť nový druh, aby ste vedeli jednoducho filtrovať medzi týmito druhmi a aby ste vedeli robiť finančné rozbory nad jednotlivým druhmi zvlášť.

Pre príklad: Modul Servis má po inštalácii vytvorený len jeden druh servisného dokladu (typ dokladu je Odb. oprava) s názvom Opravy. Je vhodné, aby ste si napríklad vytvorili nový druh servisnej opravy s názvom "Interné opravy" pre opravy, ktoré realizujete v rámci svojej spoločnosti.

Iný príklad pre finančné doklady: Vaša spoločnosť dodáva tovar do tuzemska, ale aj do zahraničia. Po inštalácii je v aplikácii vytvorený len jeden druh dodacieho listu s názvom "Dodací list". Ak chcete jednoducho odlíšiť zahraničné dodacie listy od tých tuzemských, je vhodné vytvoriť si druh dodacieho listu s názvom "Dodací list zahraničie".

Pre každý druh dokladu platí:

• Každý druh má svoju vlastnú číselnú radu, ktorá je definovaná maskou a obdobím.
• Mnohé nastavenia sa nastavujú na konkrétne druhy, preto je vždy dobré poznať aké nastavenia sa dajú na ktoré druhy nastavovať, aby ste rozumne vytvárali zvlášť druhy pre konkrétne doklady.
• Každý druh má svoje vlastné nastavenie, či sa má alebo nemá synchronizovať s pobočkou, partnerom alebo internetovým obchodom. Tieto nastavenia Vás zaujímajú, ak máte licenciu na synchronizáciu dokladov.

• A - druh je aktívny (je ponúkaný v zozname pre vytvorenie nového dokladu).
• Typ - typ druhu. Tento typ definuje, ako sa aplikácia bude k danému druhu správať.
• Číslo- Poradové číslo druhu v ponúkaných zoznamoch aplikácie (pri vytváraní nového dokladu, v menu a pod.). Ak majú dva druhy rovnaké poradové číslo, ich poradie bude určené abecedne podľa názvu. 

  • Ak majú dva druhy rôzneho typu (napríklad Objednávka a Faktúra) rovnaké poradové číslo, nie je v tom problém, pretože tieto doklady sa zobrazujú v rôznych zoznamoch (Objednávka patrí do odbyty, Faktúra patrí do financií).

• Názov - názov druhu. Tento názov sa zobrazuje vo výberoch, vo filtroch, na rôznych formulároch.
• Maska - maska generovaného čísla dokladu. Formát masky popisuje článok Nastavenia - formát masky.
• Obdobie - v rámci akého obdobia sa generuje podľa masky číslo dokladu. Na začiatku obdobia je poradové číslo dokladu vždy 1 a dokonca obdobia sa postupne zvyšuje.
• Číselná rada s - ak majú dva druhy spoločné číslovanie, potom jeden z nich má nastavené spoločné číslovanie s druhým. Toto nastavenie sa často nevyužíva.
• Z. pobo. - zdielať daný druh s pobočkou. Pokiaľ používate synchronizačný systém, potom toto nastavenie rozpráva o tom, či sa môže daný druh synchronizovať.
• Z. e-shop - zdielať daný druh s internetovým obchodom. Pokiaľ používate synchronizačný systém, potom toto nastavenie rozpráva o tom, či sa môže daný druh synchronizovať.
• Z. part. - zdielať daný druh s partnerom. Pokiaľ používate synchronizačný systém, potom toto nastavenie rozpráva o tom, či sa môže daný druh synchronizovať.
• Ext. - externý druh. Znamená to, že doklad tohto druhu nie je možné v aplikácii vytvoriť. Ak je zaškrtnuté, tak daný druh nie je ponúkaný pri vytváraní dokladov. Externý druh sa vytvára preto, aby v tomto druhu mohol tvoriť doklady napríklad internetový obchod, partner alebo pobočka. Tieto doklady sa následne synchronizáciou dostanú do databázy aplikácie.
• F. - farba daného druhy v zoznamoch.
• spinka - príloha daného dokladu, obrázok reprezentujúci daný druh dokladu.

Príklad nastavenia druhu dokladov pre typ dokladu "Odb. oprava" v module Odbytu (konkrétne pre modul Servis).

Nový druh daného typu dokladu môžete pridať pomocou tlačidla Pridať.

Okno pre pridanie nového druhu dokladu.

Tlačidlom Obdobia zobrazíte všetky doterajšie obdobia, v ktorých boli doklady tvorené. Neodporúča sa zasahovať do období. Obdobia slúžia najmä na evidenciu masky číslovania dokladu z hľadiska histórie a na evidenciu čísla posledného vygenerovaného dokladu v rámci daného obdobia.

 by Stanislav Javorský